Seit Sommer 2023 gilt in Deutschland das sogenannte Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), welches Hinweisgeber (Whistleblower) unter besonderen gesetzlichen Schutz stellt. Unternehmen treffen besondere Pflichten. Insbesondere müssen Unternehmern mit über 50 Mitarbeitern in der Regel eine interne Whistleblower-Meldestelle einrichten, an welche sich Mitarbeiter anonym wenden und mögliche Rechtsverstöße melden können. Wir unterstützen Sie bei der rechtskonformen Umsetzung, insbesondere bei der Einrichtung einer Whistleblower-Meldestelle.
Wer muss eine Meldestelle einrichten und betreiben?
Das HinSchG gilt grundsätzlich für alle Unternehmen. Aber: Nur Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten und unterhalten. Bestimmte Unternehmen sind ausnahmsweise unabhängig von ihrer Größe immer betroffen, darunter Wertpapierdienstleister, Datenbereitsteller, Börsenbetreiber, Kreditinstitute, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Versicherungsunternehmen. Bei Zweifeln über die Anwendbarkeit auf Ihr Unternehmen können wir dies gerne individuell prüfen.
Um was für Verstöße geht es?
Grundsätzlich geht es um Verstöße , die leider zu häufig im unternehmerischen Kontext begangen werden. Also z.B. Straftaten, die von Vorgesetzten begangen werden, bestimmte Ordnungswidrigkeiten oder Verstöße gegen andere Vorschriften, beispielsweise zur Geldwäsche-Bekämpfung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zum Umweltschutz, Datenschutz etc. Beschäftigte stehen oft vor einem inneren Konflikt, wenn sie während ihrer Arbeit Kenntnis von solchen Rechtsverstößen erlangen: Sollen sie den Verstoß melden oder ihre Loyalitätspflichten als Angestellte priorisieren? Die Angst vor negativen Konsequenzen führt häufig dazu, dass Verstöße nicht gemeldet werden. Das HinSchG zielt darauf ab, diesem Problem entgegenzuwirken. Es garantiert, dass Personen, die Verstöße melden, keine beruflichen Nachteile wie den Verlust von Beförderungschancen oder gar eine Kündigung befürchten müssen.
Was muss das Unternehmen tun?
Arbeitgeber müssen ihren Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen zur Nutzung des internen Meldeverfahrens zur Verfügung stellen. Die interne Meldestelle kann aus einem einzelnen Mitarbeiter oder einer Organisationseinheit mit mehreren Beschäftigten bestehen. Die Beauftragten müssen unabhängig handeln können und über die erforderliche Fachkunde verfügen. Die genauen Anforderungen an diese Fachkunde werden voraussichtlich durch Schulungen und die Rechtsprechung festgelegt.
Welche Aufgaben hat die interne Meldestelle?
Die Meldestellen müssen Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form ermöglichen und innerhalb von 7 Tagen den Eingang bestätigen. Sie müssen den gemeldeten Verstoß prüfen, Kontakt zur Hinweis gebenden Person halten, die Stichhaltigkeit der Meldung überprüfen, gegebenenfalls weitere Informationen anfordern und Folgemaßnahmen ergreifen. Diese können interne Untersuchungen, Weiterleitung an andere Stellen oder Schließung des Verfahrens umfassen.
Die Lösung: Vergabe der Pflichten an Dritte
Unternehmen können die Pflichten an Dritte delegieren.
Wir bieten unseren Kundinnen und Kunden an, die interne Meldestelle für sie zu betreiben. Dies beinhaltet die Bereitstellung eines Meldekanals per E-Mail und Telefon sowie die gesamte administrative Tätigkeit von der täglichen Überwachung bis hin zur gesetzeskonformen Bearbeitung und Dokumentation eingehender Hinweise. Zudem unterstützen wir Sie mit der Bereitstellung individueller Informationstexte für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Kosten
Kontaktieren Sie uns gerne für ein individuelles Angebot, maßgeschneidert für die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens.
Folgen bei Nichtbeachtung der Pflichten
Verstöße gegen das HinSchG, wie das Unterlassen der Einrichtung einer internen Meldestelle, können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 € geahndet werden.